# Datenschutzerklärung
**FCL Analytics GmbH und FCL Lifting Hub (Lifter)**
Stand: November 2026
## 1. Verantwortlicher und Geltungsbereich
FCL Analytics GmbH
Westerheide 56
28844 Weyhe
Deutschland
Telefon: +49 421 57204651
E-Mail: info@fclanalytics.com
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit:
-
- der öffentlichen Unternehmenswebsite der FCL Analytics GmbH, -
- der Software-as-a-Service-Anwendung FCL Lifting Hub (auch „Lifter“ genannt), -
- der Verwaltung von Benutzerkonten und Zugangsberechtigungen, -
- der geschäftlichen Kommunikation.
FCL Analytics GmbH ist für diejenigen Verarbeitungsvorgänge datenschutzrechtlich verantwortlich, bei denen sie selbst über Zwecke und wesentliche Mittel der Verarbeitung entscheidet.
Soweit FCL Analytics GmbH personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmenskunden verarbeitet, richtet sich die Verarbeitung nach den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen, dokumentierten Weisungen und gesetzlichen Anforderungen.
## 2. Hosting der Unternehmenswebsite
Unsere öffentliche Unternehmenswebsite wird über den Homepage-Baukasten der STRATO GmbH betrieben.
Beim Aufruf der Website können insbesondere folgende technische Daten verarbeitet werden:
- IP-Adresse beziehungsweise anonymisierte IP-Adresse,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- aufgerufene Seiten und angeforderte Dateien,
- Browser- und Geräteinformationen,
- Referrer-Informationen,
- technische Statusinformationen.
Diese Daten werden zur Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung der Systemsicherheit und zur Erkennung technischer Störungen verarbeitet.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website.
Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen technischen und sicherheitsbezogenen Zwecke erforderlich ist. Die konkreten Speicherfristen richten sich nach den eingesetzten Hosting-Einstellungen.
## 3. Cookies und Einwilligungsverwaltung
Unsere Unternehmenswebsite verwendet Cookies beziehungsweise vergleichbare Technologien.
Technisch notwendige Technologien dienen der Bereitstellung grundlegender Websitefunktionen und der Speicherung erforderlicher Einstellungen.
Soweit nicht notwendige Technologien eingesetzt werden, erfolgt deren Verwendung nur auf Grundlage einer erforderlichen vorherigen Einwilligung.
Die rechtliche Beurteilung des Speicherns von Informationen auf Endgeräten und des Zugriffs auf solche Informationen richtet sich nach § 25 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG). Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten zusätzlich die einschlägigen Rechtsgrundlagen der DSGVO.
Über das Cookie-Banner können Besucher die angebotenen Einstellungen vornehmen.
Eine erteilte Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
## 4. Besucherstatistik
Für unsere Unternehmenswebsite verwenden wir die integrierte Besucherstatistik von STRATO.
Diese stellt insbesondere Informationen über Seitenaufrufe, Besucherzahlen, aufgerufene Unterseiten und Zugriffsquellen bereit.
Die Auswertung dient der technischen und inhaltlichen Verbesserung unseres Internetangebots.
Soweit hierbei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage einer hierfür zulässigen Rechtsgrundlage. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese vor der entsprechenden Verarbeitung eingeholt.
Wir verwenden nach derzeitigem Stand kein Google Analytics und keine zusätzlichen externen Tracking-Dienste.
## 5. Kontaktaufnahme
Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon verarbeiten wir die zur Bearbeitung der Anfrage erforderlichen Informationen.
Hierzu können insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit und der Inhalt der Anfrage gehören.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und zur Durchführung vorvertraglicher oder vertraglicher Maßnahmen.
Rechtsgrundlagen sind je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
Bei geschäftlichen Anfragen besteht unser berechtigtes Interesse in einer sachgerechten Kommunikation und Bearbeitung der jeweiligen Anliegen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
## 6. E-Mail-Kommunikation über Microsoft 365
Für unsere allgemeine geschäftliche E-Mail-Kommunikation verwenden wir Microsoft 365.
Dabei können personenbezogene Daten wie E-Mail-Adressen, Namen, Kommunikationsinhalte und technische Metadaten verarbeitet werden.
Die Verarbeitung dient der Bearbeitung von Anfragen und der geschäftlichen Kommunikation.
Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.
Soweit personenbezogene Daten durch Dienstleister verarbeitet oder in Drittländer übermittelt werden, sind die jeweils anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen zu beachten.
Der anwendungsbezogene E-Mail-Versand des FCL Lifting Hub erfolgt gesondert über STRATO und wird in Abschnitt 12 beschrieben.
## 7. FCL Lifting Hub – Bereitstellung der Anwendung
FCL Lifting Hub ist eine webbasierte Software-as-a-Service-Anwendung zur Verwaltung, Auswertung und Überwachung von Transport- und Logistikdaten.
Die Anwendung wird auf einer Hosting-Infrastruktur von Hetzner betrieben.
Im Rahmen des technischen Betriebs können Verbindungsdaten und andere für die Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit der Anwendung erforderliche Informationen verarbeitet werden.
Die Verarbeitung dient insbesondere:
-
- der Bereitstellung der vereinbarten Softwarefunktionen, -
- der technischen Administration, -
- der Gewährleistung der IT-Sicherheit, -
- der Erkennung und Behebung technischer Störungen.
Die jeweilige Rechtsgrundlage richtet sich nach der datenschutzrechtlichen Rolle der FCL Analytics GmbH und dem konkreten Verarbeitungsvorgang.
## 8. Benutzerkonten und Zugangsverwaltung
Der FCL Lifting Hub steht autorisierten Benutzern der jeweiligen Unternehmenskunden zur Verfügung.
Die Unternehmenskunden benennen die zugangsberechtigten Personen. FCL Analytics GmbH richtet auf Grundlage dieser Angaben die entsprechenden Benutzerkonten ein.
Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
-
- Vor- und Nachname, -
- geschäftliche E-Mail-Adresse, -
- Unternehmenszugehörigkeit, -
- Benutzerkennung, -
- Zugangsberechtigungen und Benutzerrollen.
Die Verarbeitung dient der Einrichtung, Verwaltung und Absicherung des Zugangs zum FCL Lifting Hub.
Soweit FCL Analytics GmbH für einzelne Vorgänge selbst verantwortlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere aufgrund des berechtigten Interesses an einer sicheren und nachvollziehbaren Benutzerverwaltung.
Soweit die Benutzerverwaltung im Auftrag eines Unternehmenskunden erfolgt, richtet sich die Verarbeitung nach den hierfür maßgeblichen Vereinbarungen und Weisungen.
## 9. Anmeldung und Authentifizierung über Keycloak
Für die Anmeldung am FCL Lifting Hub wird die Software Keycloak eingesetzt.
Die Anmeldung erfolgt mit E-Mail-Adresse, Passwort und einem zusätzlichen Einmalcode (One-Time Password, OTP).
Auf Wunsch kann auch eine Anmeldung mittels Passkey genutzt werden. Die Freigabe eines Passkeys kann über gerätebasierte Verfahren wie Fingerabdruckerkennung, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN erfolgen.
Bei der üblichen Passkey-Authentifizierung erfolgt die biometrische Prüfung durch das jeweilige Endgerät. FCL Analytics GmbH erhält dabei keine Fingerabdruck- oder Gesichtsdaten.
Zur Durchführung und Absicherung der Anmeldung werden die erforderlichen Authentifizierungsdaten und technischen Informationen verarbeitet.
Erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden protokolliert. Die Protokolldaten können insbesondere Benutzerkennungen, Zeitpunkte, Anmeldeergebnisse und technische Verbindungsinformationen umfassen.
Die Verarbeitung dient der sicheren Authentifizierung, der Verhinderung unberechtigter Zugriffe und der Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Ereignisse.
Soweit FCL Analytics GmbH hierfür selbst verantwortlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht im Schutz der Anwendung und ihrer Benutzer.
Die Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Sicherheitszwecke erforderlich ist. Die konkrete Aufbewahrungsfrist richtet sich nach der eingesetzten Systemkonfiguration.
## 10. Verarbeitung von Transport- und Logistikdaten
Im Rahmen der Nutzung des FCL Lifting Hub werden Transport- und Logistikdaten verarbeitet, die von Unternehmenskunden, Reedereien oder anderen autorisierten Datenlieferanten bereitgestellt werden.
Diese Daten können insbesondere Informationen über Buchungen, Container, Transportbewegungen, Transportdokumente, Reedereien, Versender und Empfänger enthalten.
Soweit in den bereitgestellten Informationen personenbezogene Daten enthalten sind, können insbesondere folgende Kategorien betroffen sein:
-
- Namen geschäftlicher Ansprechpartner, -
- geschäftliche E-Mail-Adressen, -
- geschäftliche Telefonnummern, -
- Unternehmenszugehörigkeiten, -
- weitere personenbezogene Angaben in Transportdokumenten.
Diese Informationen können automatisiert ausgelesen, strukturiert, gespeichert und im Rahmen der vereinbarten Funktionen des FCL Lifting Hub verarbeitet werden.
FCL Analytics GmbH verwendet die aus den Transport- und Logistikdaten gewonnenen personenbezogenen Informationen ausschließlich zur Erbringung der mit dem jeweiligen Unternehmenskunden vereinbarten Leistungen und nicht für davon unabhängige eigene Zwecke.
Soweit FCL Analytics GmbH hierbei als Auftragsverarbeiter tätig ist, erfolgt die Verarbeitung im Auftrag und nach den dokumentierten Weisungen des jeweiligen Verantwortlichen.
Die Verantwortung für die Festlegung der Zwecke und wesentlichen Mittel der Verarbeitung liegt in diesen Fällen beim jeweiligen datenschutzrechtlich Verantwortlichen.
Die Verantwortung für die Auswahl und Bereitstellung der Ausgangsdaten richtet sich nach den jeweiligen Rollen und Vereinbarungen. Unabhängig davon beachtet FCL Analytics GmbH die für ihre eigene Verarbeitung geltenden gesetzlichen Pflichten.
## 11. Internationale Nutzung und Datenverarbeitung
Der FCL Lifting Hub wird von Unternehmenskunden mit internationalen Geschäftsaktivitäten genutzt.
Berechtigte Benutzer können auch aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums auf die Anwendung zugreifen, beispielsweise aus den Vereinigten Arabischen Emiraten.
Die verarbeiteten Transport- und Logistikdaten können aus unterschiedlichen Ländern stammen und personenbezogene Informationen von Personen in verschiedenen Staaten enthalten.
Soweit FCL Analytics GmbH personenbezogene Daten im Auftrag eines Unternehmenskunden verarbeitet, richtet sich die Verantwortung für die Festlegung der Verarbeitungszwecke und wesentlichen Mittel nach der jeweiligen datenschutzrechtlichen Rollenverteilung.
FCL Analytics GmbH erfüllt die für ihre jeweilige Rolle geltenden gesetzlichen Verpflichtungen, insbesondere hinsichtlich Datensicherheit, Vertraulichkeit und der Einbindung weiterer Dienstleister.
Bei internationalen Datenübermittlungen sind die jeweils anwendbaren gesetzlichen Anforderungen zu beachten. Soweit eine Drittlandübermittlung im Sinne der DSGVO vorliegt, gelten insbesondere die Anforderungen der Art. 44 ff. DSGVO.
Abhängig von den betroffenen Personen, den beteiligten Unternehmen und den konkreten Verarbeitungsvorgängen können ergänzend Datenschutzvorschriften anderer Staaten Anwendung finden.
## 12. Empfänger und Dienstleister
Zur Bereitstellung unserer Website, der geschäftlichen Kommunikation und des FCL Lifting Hub setzen wir technische Dienstleister ein.
Hierzu gehören insbesondere:
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- STRATO für das Hosting der Unternehmenswebsite sowie den Versand anwendungsbezogener E-Mails des FCL Lifting Hub, -
- Hetzner für die Hosting-Infrastruktur des FCL Lifting Hub, -
- Microsoft für die allgemeine geschäftliche E-Mail-Kommunikation, -
- Mistral AI für die KI-gestützte Vereinheitlichung und Zuordnung von Unternehmensnamen.
### Einsatz von Mistral AI
Der FCL Lifting Hub übermittelt Firmennamen von Versendern und Empfängern an Mistral AI, um unterschiedliche Schreibweisen zu erkennen und Datensätze derselben Unternehmen zusammenzuführen.
Die Verarbeitung dient der Verbesserung der Datenqualität und der korrekten Zuordnung von Unternehmen innerhalb der vertraglich vereinbarten Funktionen des FCL Lifting Hub.
Soweit Firmennamen einen Personenbezug aufweisen, können dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erbringung der vereinbarten Leistungen und nicht für davon unabhängige eigene Zwecke von FCL Analytics GmbH.
Die datenschutzrechtliche Einordnung des eingesetzten Mistral-AI-Dienstes, insbesondere hinsichtlich Auftragsverarbeitung, Datenverwendung und möglicher internationaler Datenübermittlungen, richtet sich nach dem tatsächlich eingesetzten Dienst und den geltenden vertraglichen Bedingungen.
### E-Mail-Versand über STRATO
Der FCL Lifting Hub nutzt den Mailserver von STRATO für den Versand anwendungsbezogener Benachrichtigungen und Informationen, beispielsweise Free-Capacity-Alerts.
Hierbei werden insbesondere Empfänger-E-Mail-Adressen, die für den Versand erforderlichen Nachrichteninhalte und technische Versandinformationen verarbeitet.
Die Verarbeitung dient der Übermittlung von Informationen im Zusammenhang mit der Nutzung und Bereitstellung des FCL Lifting Hub.
Soweit FCL Analytics GmbH hierfür selbst verantwortlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere aufgrund des berechtigten Interesses an einer zuverlässigen Kommunikation mit den berechtigten Benutzern der Anwendung.
Soweit der Versand im Auftrag eines Unternehmenskunden erfolgt, richtet sich die Verarbeitung nach den jeweiligen vertraglichen Vereinbarungen und Weisungen.
### Weitergabe an Dienstleister
Personenbezogene Daten werden Dienstleistern nur zugänglich gemacht, soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.
Soweit Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig werden, erfolgt ihre Einbindung unter Beachtung der Anforderungen des Art. 28 DSGVO.
## 13. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Die Speicherdauer kann je nach Datenkategorie, technischen Erfordernissen und vertraglichen Vereinbarungen unterschiedlich sein.
Für Daten, die FCL Analytics GmbH im Auftrag eines Unternehmenskunden verarbeitet, richten sich Aufbewahrung und Löschung nach den jeweils anwendbaren Vereinbarungen und Weisungen.
## 14. Rechte betroffener Personen
Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, haben betroffene Personen insbesondere folgende Rechte:
-
- Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO, -
- Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO, -
- Löschung gemäß Art. 17 DSGVO, -
- Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, -
- Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, -
- Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO, -
- Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
Anfragen können an info@fclanalytics.com gerichtet werden.
Soweit FCL Analytics GmbH Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter verarbeitet, unterstützt FCL Analytics GmbH den jeweils Verantwortlichen im Rahmen der geltenden gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen.
## 15. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Für FCL Analytics GmbH ist insbesondere folgende Behörde zuständig:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Deutschland
Website: https://www.lfd.niedersachsen.de
## 16. Datensicherheit
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Veränderung und anderen Sicherheitsrisiken zu schützen.
Hierzu gehören insbesondere Maßnahmen zur Zugangskontrolle, Authentifizierung, Berechtigungsverwaltung und Absicherung der eingesetzten Systeme.
## 17. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, soweit Änderungen der rechtlichen Anforderungen, unserer Dienstleistungen oder der eingesetzten Datenverarbeitungsverfahren dies erforderlich machen.
# Privacy Policy
**FCL Analytics GmbH and FCL Lifting Hub (Lifter)**
Last updated: November 2026
## 1. Data Controller and Scope
FCL Analytics GmbH
Westerheide 56
28844 Weyhe
Germany
Phone: +49 421 57204651
Email: info@fclanalytics.com
This Privacy Policy describes the processing of personal data in connection with:
-
- the public corporate website of FCL Analytics GmbH; -
- the FCL Lifting Hub software-as-a-service application, also referred to as “Lifter”; -
- user account management and authentication; -
- business communications.
FCL Analytics GmbH acts as a data controller where it determines the purposes and essential means of processing personal data.
Where FCL Analytics GmbH processes personal data on behalf of a business customer, the processing is governed by the applicable contractual arrangements, documented instructions and legal requirements.
## 2. Corporate Website Hosting
Our public corporate website is operated using the website builder provided by STRATO GmbH.
When visitors access the website, technical information may be processed, including:
-
- IP addresses or anonymised IP addresses; -
- date and time of access; -
- pages and resources requested; -
- browser and device information; -
- referring websites; -
- technical response and status information.
This processing supports website availability, system security and the identification of technical problems.
The legal basis is Article 6(1)(f) GDPR. Our legitimate interest is the secure and reliable operation of the website.
Data is retained only for as long as necessary for the relevant technical and security purposes. Specific retention periods depend on the hosting configuration.
## 3. Cookies and Consent Management
Our corporate website uses cookies and similar technologies.
Technically necessary technologies support essential website functions and the storage of required settings.
Where non-essential technologies are used, any legally required consent is obtained before their activation.
The storage of information on users' devices and access to such information are governed by Section 25 of the German Telecommunications Digital Services Data Protection Act (TDDDG). Where personal data is processed, the applicable GDPR requirements also apply.
Visitors can manage the available settings through the website's cookie banner.
Consent may be withdrawn with effect for the future.
## 4. Website Statistics
We use the integrated visitor statistics provided by STRATO.
These statistics include information such as page views, visitor numbers, pages accessed and traffic sources.
The information is used to assess and improve the technical performance and content of our website.
Where personal data is processed, an appropriate legal basis is required. Where consent is legally necessary, it is obtained before the relevant processing takes place.
We do not currently use Google Analytics or additional external tracking services.
## 5. Contact by Email or Telephone
When you contact us by email or telephone, we process the information necessary to respond to your enquiry.
This may include your name, business contact details, company affiliation and the content of your communication.
The purposes are to respond to enquiries, communicate with business contacts and take steps related to contractual or pre-contractual relationships.
Depending on the circumstances, the legal basis is Article 6(1)(b) or Article 6(1)(f) GDPR.
Our legitimate interest is to manage business communications and respond appropriately to enquiries.
Information is deleted when it is no longer necessary for these purposes, unless statutory retention obligations apply.
## 6. Business Email Services
We use Microsoft 365 for general business email communications.
Personal data processed through these services may include names, email addresses, message content and technical communication metadata.
Processing is carried out for business communication and enquiry management.
Depending on the circumstances, the legal basis is Article 6(1)(b) or Article 6(1)(f) GDPR.
Where service providers process personal data or international transfers take place, the applicable data protection requirements must be observed.
Application-related email notifications from FCL Lifting Hub are sent separately through STRATO, as described in Section 12.
## 7. FCL Lifting Hub – Application Hosting and Operation
FCL Lifting Hub is a web-based software-as-a-service platform for managing, monitoring and analysing transport and logistics data.
The application is operated using hosting infrastructure provided by Hetzner.
Technical connection information and other data necessary for application availability, stability and security may be processed.
Processing supports:
-
- provision of the agreed software services; -
- technical administration; -
- information security; -
- identification and resolution of technical issues.
The applicable legal basis depends on the specific processing activity and FCL Analytics GmbH's role as controller or processor.
## 8. User Accounts and Access Management
FCL Lifting Hub is available to authorised users of our business customers.
Business customers identify the individuals who should be granted access. FCL Analytics GmbH creates the corresponding user accounts based on the information provided.
Personal data may include:
-
- first and last name; -
- business email address; -
- company affiliation; -
- user identifier; -
- assigned roles and access permissions.
This processing enables account creation, access management and secure use of the application.
Where FCL Analytics GmbH acts as an independent controller, processing is based on Article 6(1)(f) GDPR, reflecting our legitimate interest in secure and accountable access management.
Where account administration is performed on behalf of a business customer, the applicable processing instructions and agreements govern that activity.
## 9. Authentication and Security Logging
FCL Lifting Hub uses Keycloak for user authentication.
Users sign in with their email address, password and an additional one-time password (OTP).
Passkey authentication is also available upon request. Passkeys may be unlocked using device-based authentication methods such as fingerprint recognition, facial recognition or a device PIN.
With standard passkey authentication, biometric verification is performed locally by the user's device. FCL Analytics GmbH does not receive fingerprint or facial recognition data through this authentication process.
Authentication-related information and technical data are processed to verify access permissions and protect the application.
Successful and unsuccessful login attempts are recorded.
Depending on the system configuration, recorded information may include user identifiers, timestamps, authentication outcomes and technical connection information.
This processing supports access security, detection of unauthorised login attempts and investigation of security-related events.
Where FCL Analytics GmbH acts as controller, the legal basis is Article 6(1)(f) GDPR, based on our legitimate interest in protecting the application and its users.
Security event records are retained for as long as necessary for the relevant security purposes, subject to the configured retention periods.
## 10. Processing of Transport and Logistics Data
FCL Lifting Hub processes transport and logistics information supplied by business customers, shipping carriers and other authorised data providers.
Such information may include shipment bookings, containers, transport movements, shipping documents, carriers, shippers and consignees.
Where the supplied information contains personal data, it may include:
-
- names of business contacts; -
- business email addresses; -
- business telephone numbers; -
- company affiliations; -
- other personal information contained in transport documents.
Information may be automatically extracted, structured, stored and processed within FCL Lifting Hub to provide the agreed services.
FCL Analytics GmbH uses personal data obtained from transport and logistics information exclusively to provide the services agreed with the relevant business customer and not for independent, unrelated purposes.
Where FCL Analytics GmbH acts as a data processor, it processes personal data on behalf of and in accordance with the documented instructions of the relevant controller.
Responsibility for determining the purposes and essential means of processing remains with the respective controller in such cases.
Responsibility for selecting and providing source data depends on the respective roles and agreements. FCL Analytics GmbH remains subject to the legal obligations applicable to its own processing activities.
## 11. International Use and Data Processing
FCL Lifting Hub is used by business customers operating internationally.
Authorised users may access the application from locations outside the European Economic Area, including the United Arab Emirates.
Transport and logistics information may originate from different countries and may contain personal data relating to individuals in various jurisdictions.
Where FCL Analytics GmbH processes personal data on behalf of a business customer, responsibility for determining the purposes and essential means of processing depends on the applicable data protection roles.
FCL Analytics GmbH fulfils the legal obligations applicable to its respective role, particularly regarding information security, confidentiality and the engagement of additional service providers.
International transfers of personal data are subject to applicable legal requirements. Where a transfer falls within the scope of the GDPR's international transfer provisions, Articles 44 et seq. GDPR apply.
Depending on the individuals concerned, the companies involved and the specific processing activities, additional data protection laws of other countries may apply.
## 12. Service Providers and Data Recipients
We use technical service providers to operate our website, business communications and FCL Lifting Hub.
These include:
-
- STRATO for corporate website hosting and application-related email notifications from FCL Lifting Hub; -
- Hetzner for FCL Lifting Hub hosting infrastructure; -
- Microsoft for general business email communications; -
- Mistral AI for AI-assisted standardisation and matching of company names.
### Use of Mistral AI
FCL Lifting Hub transmits company names of shippers and consignees to Mistral AI to identify different spelling variations and consolidate records relating to the same company.
This processing is intended to improve data quality and ensure accurate company matching within the contractually agreed functions of FCL Lifting Hub.
Where company names relate to identifiable individuals, personal data may be processed.
Processing is carried out exclusively to provide the agreed services and not for independent, unrelated purposes of FCL Analytics GmbH.
The data protection arrangements applicable to the Mistral AI service, including processing roles, data usage and potential international data transfers, depend on the specific service used and the applicable contractual terms.
### Email Notifications via STRATO
FCL Lifting Hub uses STRATO's mail server to send application-related notifications and information, including Free Capacity Alerts.
Personal data processed for this purpose may include recipients' email addresses, the content required for the respective notification and technical delivery information.
Processing is carried out to communicate information relating to the use and provision of FCL Lifting Hub.
Where FCL Analytics GmbH acts as an independent controller, the legal basis is Article 6(1)(f) GDPR, reflecting our legitimate interest in reliable communication with authorised application users.
Where messages are sent on behalf of a business customer, processing is governed by the applicable contractual arrangements and instructions.
### Disclosure to Service Providers
Personal data is made accessible to service providers only where necessary for the relevant purposes and permitted by applicable data protection law.
Where service providers act as data processors, their engagement is subject to the applicable requirements of Article 28 GDPR.
## 13. Data Retention and Deletion
Personal data is retained only for as long as necessary for the relevant processing purposes or to comply with applicable legal obligations.
Retention periods may vary depending on the data category, technical requirements and contractual arrangements.
Where FCL Analytics GmbH processes personal data on behalf of a business customer, retention and deletion are governed by the applicable agreements and instructions.
## 14. Data Subject Rights
Subject to the applicable legal requirements, individuals may have the following rights under the GDPR:
-
- access under Article 15; -
- rectification under Article 16; -
- erasure under Article 17; -
- restriction of processing under Article 18; -
- data portability under Article 20; -
- objection under Article 21; -
- withdrawal of consent under Article 7(3).
Requests may be sent to info@fclanalytics.com.
Where FCL Analytics GmbH acts solely as a processor, we assist the relevant controller in accordance with applicable legal and contractual obligations.
## 15. Right to Lodge a Complaint
Individuals have the right to lodge a complaint with a competent data protection supervisory authority.
The supervisory authority responsible for FCL Analytics GmbH is:
The State Commissioner for Data Protection of Lower Saxony
(Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen)
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Germany
Website: https://www.lfd.niedersachsen.de
## 16. Information Security
We implement appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, loss, alteration and other security risks.
These measures include access controls, authentication, permission management and safeguards for the systems used to provide our services.
## 17. Changes to This Privacy Policy
We may update this Privacy Policy where changes in applicable legal requirements, our services or our data processing activities make this necessary.